La durée de conservation des documents est une question clé pour tout coach ou thérapeute qui veut exercer en toute sécurité. Factures, contrats, bilans, statuts… on accumule vite beaucoup de paperasse. Mais combien de temps faut-il conserver ces documents pour être en règle ?
Les délais de conservation sont fixés par la loi
Chaque type de document a sa propre durée de conservation, imposée par différents textes de loi (Code du commerce, Code général des impôts, Code du travail…).
Par exemple :
- Documents fiscaux – conservation 6 ans
👉 Article L102 B du Livre des procédures fiscales (LPF) - Documents comptables – conservation 10 ans
👉 Article L123-22 du Code de commerce - Contrats clients – conservation 5 ans
👉 Article 2224 du Code civil
Ignorer ces délais peut coûter cher : l’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas de destruction prématurée de documents demandés par l’administration fiscale.
Pourquoi conserver ses documents, au-delà des obligations légales ?
Même en dehors de tout contrôle, conserver vos documents vous protège. Si un client conteste une facture, un devis ou un accord conclu, vous devez pouvoir prouver ce qui a été dit, signé ou facturé.
Par exemple, un contrat d’accompagnement ou une preuve de consentement aux CGV peut être déterminant en cas de litige. Il est donc essentiel de garder tous les éléments qui encadrent votre relation client.
Un outil pratique à connaître : le simulateur officiel
Pour savoir exactement combien de temps vous devez conserver chaque type de document (facture, contrat, bulletin de paie, statuts…), le simulateur du ministère de l’Économie est un outil fiable et pratique. Il vous guide en quelques clics selon votre situation et le type de document concerné.
➡️ Accéder au simulateur officiel
Nos conseils pour les coachs et thérapeutes
- Faites un bilan annuel de vos archives : que devez-vous conserver ? Que pouvez-vous détruire ?
- Conservez vos documents au format numérique sécurisé, avec une sauvegarde cloud + disque dur externe.
- Créez un tableau de suivi avec les types de documents, les dates de création et les échéances de conservation.
- Et surtout : ne supprimez rien avant d’avoir vérifié le délai légal applicable !
Chez Houjo, on vous aide à sécuriser vos documents et votre activité
Nos packs juridiques incluent tous les modèles de documents essentiels à votre activité (CGV, contrats, devis…), accompagnés de fiches pratiques et de rappels sur les obligations légales.
Vous n’avez pas besoin de devenir juriste. Mais vous devez savoir quoi faire et pourquoi. C’est ce qu’on vous apprend chez Houjo, de manière simple, claire et accessible.
FAQ – Durée de conservation des documents professionnels
Faut-il conserver les échanges avec ses clients ?
Oui. Les mails importants (acceptation de devis, réclamations, annulations…) doivent être archivés au moins 5 ans.
Puis-je numériser mes documents papier ?
Oui, sous réserve de respecter certaines conditions de numérisation fidèle. Cela vous permet de stocker plus facilement vos documents.
Dois-je garder les documents même si je ne suis plus en activité ?
Oui. La fin de votre activité ne vous dispense pas de vos obligations de conservation. Respectez les délais légaux.
