Oui, un coach, un thérapeute ou un praticien du bien-être peut utiliser ChatGPT ou une autre intelligence artificielle pour l’aider à rédiger un compte rendu de séance. Mais pas n’importe comment. Dès que vous transmettez à une IA des informations concernant un client identifiable, vous traitez des données personnelles.
Et si vous mentionnez sa santé, sa situation psychologique ou d’autres informations sensibles, le niveau de vigilance doit être encore plus élevé. Le bon réflexe consiste donc à utiliser l’IA comme un outil d’aide à la rédaction, sans lui transmettre inutilement les informations confidentielles de vos clients.
Houjo vous explique tout ici !
Pourquoi utiliser ChatGPT pour rédiger un compte rendu de séance ?
L’usage peut sembler particulièrement intéressant pour les professionnels de l’accompagnement.
Après une séance, ChatGPT peut par exemple vous aider à :
- restructurer des notes ;
- synthétiser les grandes étapes d’un accompagnement ;
- reformuler un compte rendu dans un style plus clair ;
- préparer une synthèse destinée au client ;
- transformer des notes brutes en document structuré.
Pour un coach qui enchaîne plusieurs rendez-vous ou un praticien qui souhaite mieux organiser son suivi, le gain de temps peut être réel.
Chez Houjo, nous considérons que l’IA peut parfaitement avoir sa place dans l’activité d’un professionnel de l’accompagnement. Nous avons d’ailleurs intégré des ressources dédiées à son utilisation dans nos Packs juridiques. L’enjeu n’est pas d’interdire ces outils, mais de savoir quelles informations vous pouvez leur confier et dans quelles conditions.
Le vrai problème : ce que vous écrivez dans ChatGPT
Prenons un exemple.
Vous saisissez :
« Voici les notes de ma séance avec Sophie Martin, directrice commerciale chez X. Elle traverse actuellement un burn-out, prend des antidépresseurs et rencontre des difficultés importantes avec son conjoint. Peux-tu me rédiger un compte rendu ? »
Vous venez de transmettre plusieurs informations permettant d’identifier directement ou indirectement votre cliente, ainsi que des informations particulièrement sensibles.
À l’inverse, vous pourriez demander :
« Voici les notes anonymisées d’une séance d’accompagnement. Reformule-les sous la forme d’un compte rendu professionnel en distinguant les objectifs, les points abordés et les actions décidées. »
Puis retirer préalablement tous les éléments permettant d’identifier la personne.
La différence est considérable.
Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable. Un nom n’est donc pas indispensable : le croisement de plusieurs informations peut suffire à reconnaître quelqu’un.
Peut-on transmettre des données personnelles d’un client à ChatGPT ?
La réponse ne peut pas être un simple « oui » ou « non ».
Dès que vous utilisez une IA avec des données personnelles, vous devez respecter les règles du RGPD applicables à votre activité. La CNIL rappelle que la collecte et l’utilisation de données via un système d’intelligence artificielle restent soumises au RGPD et aux droits des personnes.
Cela implique notamment de vous demander :
- pourquoi ces données doivent être transmises à l’IA ;
- si toutes les informations sont réellement nécessaires ;
- quel outil et quelle formule vous utilisez ;
- ce que le fournisseur de l’IA fait des données transmises ;
- combien de temps elles sont conservées ;
- si votre client a été correctement informé du traitement de ses données.
Le principe de minimisation du RGPD impose notamment de limiter les données utilisées à celles qui sont nécessaires à l’objectif poursuivi. Cette exigence devient particulièrement importante lorsqu’il s’agit de données sensibles.
Attention aux informations de santé et aux données sensibles
Le sujet est particulièrement important pour les thérapeutes et certains professionnels du bien-être.
Un compte rendu peut contenir des informations sur :
- l’état de santé ;
- un traitement médical ;
- une pathologie ;
- la santé mentale ;
- la vie familiale ou sexuelle ;
- des difficultés personnelles particulièrement intimes.
Certaines de ces informations constituent des données sensibles au sens du RGPD et bénéficient d’une protection renforcée.
Exemple : écrire « mon client souffre d’un cancer et suit actuellement une chimiothérapie » n’est évidemment pas comparable à demander à l’IA de reformuler une phrase générique sur la gestion du stress.
Chez Houjo, nous insistons régulièrement sur ce point : la confidentialité fait partie intégrante du cadre professionnel des métiers de l’accompagnement. Elle concerne ce que vous dites à d’autres personnes, mais également les outils numériques auxquels vous confiez des informations sur vos clients.
Pour approfondir ce sujet, consultez notre guide sur la confidentialité des coachs et thérapeutes.
ChatGPT utilise-t-il vos conversations pour entraîner ses modèles ?
Cela dépend notamment de la version utilisée et de vos paramètres.
Sur les espaces personnels ChatGPT Free, Plus ou Pro, les conversations peuvent être utilisées pour améliorer les modèles lorsque l’option correspondante est activée. Il est possible de désactiver cette utilisation dans les paramètres de contrôle des données.
À l’inverse, OpenAI indique que les données des offres ChatGPT Business et Enterprise ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles.
Cela ne signifie toutefois pas qu’utiliser une formule professionnelle suffit, à elle seule, à rendre n’importe quel usage conforme au RGPD.
Vous devez toujours vous interroger sur la nécessité de transmettre les données et sur le niveau de sécurité adapté.
La CNIL recommande d’ailleurs, lorsqu’une IA générative est utilisée, de vérifier les conditions de traitement des données, de limiter leur réutilisation et d’éviter de transmettre des informations privées ou sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.
5 réflexes avant de demander à ChatGPT de rédiger un compte rendu
1. Supprimez les informations permettant d’identifier inutilement votre client
Nom, prénom, entreprise, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail ou éléments très spécifiques à sa situation n’ont généralement aucune utilité pour demander une reformulation.
Exemple :
À éviter :
« Marc Dupont, DRH de la société X à Lyon, souhaite quitter son entreprise après son conflit avec son directeur général. »
Préférez :
« Le client envisage une évolution professionnelle après un conflit au travail. »
Attention : remplacer uniquement le nom par « Client A » ne suffit pas toujours. Si le reste du texte permet facilement de reconnaître la personne, les données ne sont pas réellement anonymes.
2. Ne transmettez pas toutes vos notes de séance par facilité
L’objectif est de donner à l’IA uniquement les informations nécessaires à la tâche demandée.
Si vous voulez simplement améliorer la structure d’un compte rendu, ChatGPT n’a probablement pas besoin de connaître l’intégralité de l’histoire personnelle de votre client.
3. Soyez particulièrement prudent avec les données sensibles
Un thérapeute qui souhaite reformuler le compte rendu d’une séance comprenant des informations médicales ne se trouve pas dans la même situation qu’un consultant qui fait reformuler la liste des prochaines actions d’un projet.
Plus l’information est sensible, plus il est pertinent de se demander si elle doit réellement être introduite dans l’outil.
4. Vérifiez les paramètres et les conditions de votre outil
Toutes les solutions d’IA ne traitent pas les données de la même manière.
Avant d’utiliser régulièrement une IA dans votre activité professionnelle, regardez notamment :
- les paramètres de confidentialité ;
- les conditions de conservation ;
- la possibilité d’empêcher l’utilisation des conversations pour l’entraînement ;
- les engagements proposés aux utilisateurs professionnels.
La CNIL recommande précisément de connaître le fonctionnement et les éventuels transferts de données des outils utilisés.
5. Relisez toujours le résultat
ChatGPT peut produire une excellente reformulation et pourtant introduire une erreur, modifier une nuance ou ajouter une information qui n’était pas présente dans vos notes.
Une IA générative ne doit donc pas devenir l’auteur autonome de votre suivi client.
Vous restez responsable du document que vous utilisez ou transmettez.
Un exemple d’utilisation plus sûre de ChatGPT
Imaginons qu’après une séance de coaching vous ayez noté :
« Difficulté à prendre sa place dans l’équipe. Peur de contredire son manager. Objectif avant prochaine séance : préparer deux situations dans lesquelles elle aurait voulu exprimer son désaccord et identifier ce qui l’a retenue. »
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’ajouter le nom du client, son employeur, celui de son manager ou les détails précis permettant de reconnaître les personnes.
Demandez plutôt :
« Reformule ces notes sous forme d’une synthèse professionnelle destinée au client. N’ajoute aucune information qui ne figure pas dans les notes. Distingue : constat de séance, objectif travaillé et action avant la prochaine séance. »
L’IA réalise alors la tâche utile sans avoir besoin de connaître l’identité du client.
C’est précisément la logique que nous recommandons chez Houjo : commencer par définir ce que vous voulez obtenir de l’IA, puis lui transmettre uniquement les données nécessaires.
Faut-il informer votre client que vous utilisez une IA ?
C’est une question à intégrer dans votre réflexion RGPD.
Votre politique de confidentialité doit expliquer de façon transparente comment vous traitez les données de vos clients, les finalités poursuivies et, lorsque cela est pertinent, les catégories de destinataires ou prestataires auxquels les données peuvent être confiées.
Utiliser régulièrement un outil d’IA avec des informations clients ne doit donc pas rester un angle mort de votre organisation.
Votre politique de confidentialité et votre registre des traitements de données personnelles doivent refléter la réalité de vos pratiques.
Chez Houjo, nos Packs comprennent justement un modèle de politique de confidentialité, un registre des traitements ainsi qu’un guide consacré à l’utilisation de l’IA en toute sécurité.
IA et confidentialité : l’outil ne change pas votre responsabilité
L’arrivée de ChatGPT ne crée pas une parenthèse dans vos obligations professionnelles.
Que vos notes soient conservées dans un carnet, un logiciel métier, un cloud ou transmises à une IA, vous restez responsable de la manière dont vous utilisez et protégez les données personnelles de vos clients.
C’est également pour cette raison que la conformité RGPD des coachs et thérapeutes ne peut pas se réduire à une politique de confidentialité publiée sur un site.
Elle suppose de savoir où vont les données, qui peut y accéder et quels outils les traitent.
FAQ
Puis-je copier mes notes de séance dans ChatGPT ?
Il est préférable de ne pas copier automatiquement vos notes brutes lorsqu’elles contiennent des informations permettant d’identifier votre client ou des données sensibles. Commencez par supprimer les informations inutiles et transmettez uniquement celles qui sont nécessaires à la tâche demandée.
Puis-je utiliser le prénom de mon client ?
Le prénom est une donnée personnelle lorsqu’il permet d’identifier la personne. S’il n’est pas nécessaire à la rédaction du compte rendu, il n’y a aucune raison de le transmettre.
Remplacer le nom par des initiales suffit-il ?
Pas nécessairement. Si les autres informations du texte permettent d’identifier la personne, le simple remplacement du nom ne rend pas les données anonymes.
ChatGPT Business est-il automatiquement conforme au RGPD ?
Non. Les engagements de confidentialité proposés par une solution professionnelle sont un élément important, mais votre conformité dépend également de votre propre utilisation : données transmises, finalité, information des personnes, sécurité et organisation interne.
Puis-je demander à ChatGPT d’analyser psychologiquement mon client ?
Cette utilisation soulève des enjeux beaucoup plus importants qu’une simple aide à la rédaction, notamment en matière de données sensibles, de fiabilité et de responsabilité. Une IA ne doit pas être utilisée comme si elle pouvait établir automatiquement une analyse fiable d’une personne à partir de quelques notes.
Puis-je utiliser ChatGPT pour préparer une synthèse destinée à mon client ?
Oui, sous réserve de respecter les règles relatives aux données personnelles et à la confidentialité. Le moyen le plus simple de réduire les risques est généralement de ne transmettre que les informations strictement nécessaires et de retirer les éléments identifiants lorsque leur présence n’apporte rien à la tâche.
En résumé
Oui, ChatGPT peut vous aider à rédiger un compte rendu de séance client. Mais l’usage professionnel d’une IA ne vous dispense jamais de vos obligations de confidentialité et de protection des données.
En pratique :
- ne transmettez pas automatiquement vos notes brutes ;
- retirez les données identifiantes ;
- soyez particulièrement vigilant-e avec les données de santé et les autres informations sensibles ;
- vérifiez les paramètres et les conditions de confidentialité de l’outil utilisé ;
- informez correctement vos clients sur le traitement de leurs données ;
- relisez et validez toujours le résultat produit par l’IA.
Le principe à retenir est simple : si ChatGPT n’a pas besoin de connaître une information sur votre client pour réaliser la tâche demandée, ne la lui donnez pas.
Utiliser l’IA sans fragiliser votre cadre juridique
L’IA peut vous faire gagner du temps. Elle ne doit pas devenir une nouvelle source d’incertitude juridique.
Les Packs Houjo dédiés aux coachs, consultants, formateurs, thérapeutes et praticiens du bien-être regroupent les ressources nécessaires pour structurer votre conformité : politique de confidentialité, registre RGPD, documents contractuels, guides pratiques et guide dédié à l’utilisation de l’IA en toute sécurité.
