RGPD coach thérapeute : êtes-vous vraiment en conformité ?

Le RGPD coach thérapeute s’applique à tous les professionnels qui collectent des données personnelles, y compris les coachs, praticiens du bien-être, thérapeutes, consultants et formateurs indépendants. Pourtant, beaucoup pensent encore que ce règlement ne concerne que les grandes entreprises. En réalité, dès que vous utilisez un formulaire, collectez une adresse e-mail ou simplement notez un numéro de téléphone, vous devez respecter le RGPD.

RGPD : qui est concerné ?

La réponse est simple : vous l’êtes dès que vous collectez une donnée personnelle.

Cela peut être :

• une adresse e-mail
• un prénom ou un nom
• un numéro de téléphone
• une réponse à un formulaire
• une inscription à une newsletter
• une prise de rendez-vous via Calendly, Acuity, Google Agenda ou tout autre outil

Définition : une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement. Dès la première donnée collectée, le RGPD s’applique. Le fait de n’avoir aucune présence digitale ne dispense pas du RGPD.

 

Pas besoin d’être une grande entreprise

Le RGPD ne distingue pas selon la taille ou le statut juridique.

Peu importe que vous soyez :

• Coach de vie ou coach professionnel
• Naturopathe, sophrologue, énergéticien·ne
• Consultant·e ou formateur·rice indépendant·e
• En micro-entreprise ou en société
• Avec ou sans site internet

Ce qui compte, c’est l’usage que vous faites des données de vos clients ou prospects.

La politique de confidentialité, c’est quoi ?

La politique de confidentialité est le document juridique qui regroupe toutes vos obligations RGPD et les droits de vos clients ou prospects relativement aux données collectées sur eux.

Il s’agit d’un document indispensable à une activité conforme juridiquement. Les contrôles sont fréquents. Afficher une politique de confidentialité montre d’emblée votre sérieux.

 

Les 3 piliers du RGPD coach thérapeute

1. Le consentement

Vous devez informer clairement vos clients avant de collecter leurs données et obtenir leur accord explicite.
Exemples :

• Case à cocher sur un formulaire
• Mention d’inscription volontaire à une newsletter
• Mise à disposition de la politique de confidentialité dans votre cabinet

2. La confidentialité

Les données collectées ne doivent pas être accessibles à n’importe qui.
Bonnes pratiques :

• limiter la diffusion des fichiers
• éviter les envois groupés non masqués
• contrôler les accès

3. La sécurité

Protéger les données est une obligation. Cela passe par :

• des mots de passe solides
• des outils sécurisés (versions pro, hébergement UE)
• la limitation de la durée de conservation

En cas de fuite ou de perte de données, suivez ce protocole.

 

Comparatif : conforme vs non conforme

Situation	Conforme	Non conforme
Collecte d’e-mails	Case à cocher pour consentement	Inscription automatique sans accord
Envoi d’informations	Envoi via outil pro (Mailerlite, Brevo)	Copie d’adresses visibles dans un mail groupé
Stockage des données	Google Workspace ou Drive pro UE avec accès limité	Fichier Excel ouvert à tous ou partagé sans contrôle
Conservation	Suppression régulière des données inactives	Conservation illimitée sans justification
Sécurité	Mot de passe complexe, double authentification	Mot de passe unique « facile » partagé avec plusieurs personnes

 

Pourquoi le RGPD est essentiel dans vos métiers

Ignorer le RGPD, ce n’est pas seulement risquer une sanction administrative. C’est aussi fragiliser la confiance de vos clients.
Une faille ou une mauvaise gestion des données peut :

• nuire à votre réputation
• générer des avis négatifs
• freiner le bouche-à-oreille
• vous faire perdre des clients

Dans vos métiers, la confiance est votre actif le plus précieux.

 

Liens avec vos autres obligations juridiques

Le respect du RGPD est un des pivots essentiels de votre conformité juridique. Mais il y en d’autres :

• Contrat de coaching : si vous êtes coach (mais aussi consultant, formateur ou thérapeute qui vend des accompagnements longs), vous passerez par un contrat contenant une clause spécialement dédiée au RGPD.
• CGV thérapeutes : cette même clause doit être incluse dans les CGV que vous utilisez lorsque vous vendez des séances à l’unité (présentiel comme distanciel).
• Médiation de la consommation : vous devez adhérer à un service de médiation de la consommation dès lors que vous avez au moins un client particulier.

 

FAQ : RGPD pour coachs, thérapeutes et formateurs

Est-ce que le RGPD concerne aussi les micro-entrepreneurs ?
Oui. Il s’applique à toute personne ou structure qui traite des données personnelles, y compris un auto-entrepreneur seul.

Dois-je avoir une politique de confidentialité si je n’ai pas de site internet ?
Oui. Même sans site, vous devez formaliser par écrit comment vous gérez les données collectées (par ex. dans vos CGV, vos mails, vos contrats).

J’utilise un outil de prise de rendez-vous en ligne. Dois-je vérifier quelque chose ?
Oui. Assurez-vous que l’outil respecte le RGPD et mentionnez son usage dans votre politique de confidentialité.

Puis-je stocker les données dans un Google Sheet ?
Oui, si vous utilisez la version professionnelle avec hébergement en UE. Mais vous devez limiter les accès, sécuriser le fichier et éviter d’y conserver des données sensibles.

 

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