Lorsqu’un client annule une séance au dernier moment ou ne se présente pas, la situation est toujours délicate. Vous perdez du temps, de l’argent… et parfois un peu de confiance. Pourtant, le droit vous autorise à encadrer ces situations grâce à des clauses d’annulation claires et conformes.
Ces clauses d’annulation thérapeute sont indispensables pour éviter les litiges, responsabiliser vos clients et protéger votre activité, que vous exerciez en cabinet ou à distance.
Pourquoi une clause d’annulation est indispensable
Chez Houjo, nous savons qu’une séance réservée mobilise votre temps, vos compétences et parfois un créneau difficilement remplaçable. Sans cadre écrit, il est compliqué de facturer une séance annulée, même si elle vous cause un préjudice réel.
La clause d’annulation :
- formalise les règles du jeu dès le départ,
- protège vos revenus,
- responsabilise vos clients,
- et vous évite de devoir “négocier” après coup.
Elle doit figurer dans vos Conditions Générales de Vente (CGV).
Clause type pour les thérapeutes exerçant en cabinet
Cette clause s’applique aux praticiens qui reçoivent leurs clients sur place ou en distanciel, quel que soit leur métier : naturopathes, sophrologues, réflexologues, énergéticiens, kinésiologue, etc.).
Exemple de clause :
« Toute séance annulée moins de 48 heures avant l’heure du rendez-vous est due dans son intégralité, sauf cas de force majeure justifié. En cas d’absence non signalée, la séance sera également facturée. »
💡 Pourquoi ?
Ce délai de 48 heures est considéré comme raisonnable pour permettre au praticien de réattribuer le créneau. Vous pouvez l’adapter à votre pratique, mais précisez-le clairement et appliquez-le systématiquement.
Bon à savoir : droit de rétractation
Vos clients bénéficient d’un droit de rétractation. Cela signifie qu’après avoir réservé une séance avec vous, ils peuvent revenir sur leur décision et se rétracter dans les 14 jours qui suivent la prise de rendez-vous. Dans ce cas, vous ne pouvez pas leur facturer la séance. Encore faut-il qu’ils vous aient prévenu ! Si ce n’est pas le cas, vous pouvez tout à fait décider de les facturer.
Cas particulier : annulation par le thérapeute
Le cadre juridique doit fonctionner dans les deux sens. Si vous devez annuler un rendez-vous, la transparence est essentielle.
Exemple de clause :
« En cas d’annulation du fait du praticien, le client sera informé dès que possible. La séance sera intégralement remboursée ou reportée, selon le choix du client. »
Cette réciprocité renforce la relation de confiance et démontre votre professionnalisme.
Bonnes pratiques pour éviter les conflits
- Informez à l’avance : mentionnez la clause dans vos CGV et mails /messages de confirmation.
- Conservez une preuve : un mail d’annulation ou un message prouvant la date et l’heure de la notification.
- Appliquez la clause avec discernement (maladie, urgence, etc.).
FAQ – Clauses d’annulation pour thérapeutes
Puis-je facturer une séance annulée si la clause n’était pas écrite ?
Non, sauf si le client en accepte expressément la facturation après coup. Sans clause préalable, la preuve du consentement est difficile.
Quel délai minimum prévoir pour une annulation sans frais ?
Entre 24 et 48 heures selon votre mode d’exercice. L’essentiel est de le préciser clairement dans vos documents.
Faut-il mentionner la clause sur la facture ?
Ce n’est pas obligatoire.
En résumé
Une clause d’annulation claire et équilibrée vous évite les pertes financières et renforce la crédibilité de votre pratique. C’est un outil de prévention bien plus qu’un moyen de sanction.
Découvrez nos modèles de CGV et de contrats thérapeutes dans le Pack Juridique Houjo : toutes les clauses indispensables (annulation, rétractation, RGPD, responsabilité) sont prêtes à l’emploi.
👉 Découvrir le Pack Juridique Thérapeutes et praticiens du bien-être
