Le RGPD désigne l’ensemble des règles européennes qui encadrent la collecte des emails, l’envoi de contenus promotionnels et la gestion des leads magnets. Pour les coachs, thérapeutes et praticiens du bien-être, ces obligations visent à garantir un consentement clair, une information transparente et une protection stricte des données personnelles. Chez Houjo, l’objectif est d’aider les professionnels à appliquer simplement ces règles afin de construire une stratégie d’emailing conforme, professionnelle et respectueuse de leurs abonnés.
Une newsletter est un traitement de données personnelles. Vous collectez une adresse email, parfois un prénom et ces données doivent être traitées conformément au principe de transparence.
Dès qu’une personne fournit son email, vous devez justifier pourquoi vous le collectez, comment vous l’utilisez et comment elle peut se désabonner. Ces règles valent même si vous n’envoyez que des contenus gratuits : le RGPD protège la donnée, pas la nature du message.
Le consentement est l’élément central du RGPD.
Il doit être :
- libre : aucune inscription forcée ;
- spécifique : newsletter = consentement spécifique ;
- éclairé : la personne sait à quoi elle s’abonne ;
- univoque : un clic volontaire, sans ambiguïté.
Vous devez afficher clairement l’objectif de l’inscription : conseils, contenus pédagogiques, offres commerciales. Votre politique de confidentialité doit détailler le traitement effectué. C’est un document essentiel pour structurer l’ensemble de votre conformité au RGPD. Il est par ailleurs obligatoire que vous ayez un site internet, ou pas. Il s’applique à toutes les données que vous êtes amené à collecter auprès de vos clients et prospects.
Leads magnets : comment rester conforme ?
Les leads magnets (guides PDF, webinaires, quiz, ateliers gratuits) sont un moyen efficace de développer son audience, à condition de respecter le RGPD.
Vous devez informer explicitement que le téléchargement du guide entraîne une inscription à votre newsletter. Il doit être impossible pour la personne d’être ajoutée sans le savoir.
Votre politique de confidentialité doit préciser :
- le type de ressource téléchargée ;
- l’objectif de la collecte ;
- la durée de conservation ;
- les droits des personnes.
Le RGPD impose également de permettre un désabonnement immédiat dans chaque email, sans justification.
Quelles informations devez-vous fournir aux abonnés ?
Le RGPD impose une information complète et accessible.
Vos abonnés doivent connaître :
- l’identité du responsable de traitement ;
- la finalité : envoyer des contenus et des offres ;
- la base légale : consentement ;
- la durée de conservation ;
- leurs droits (accès, rectification, suppression, opposition) ;
- la façon de les exercer.
Toutes ces informations doivent figurer dans votre politique de confidentialité, accessible sur votre site. Ce document doit être cohérent avec vos CGV et contrats, notamment si vous utilisez l’email dans le cadre d’un accompagnement.
Emails commerciaux : ce qui est autorisé ou interdit
Envoyer des emails purement commerciaux suppose un consentement renforcé de la part de vos abonnés. Vous n’êtes autorisé à envoyer des offres commerciales que si la personne l’a accepté explicitement.
Pour des conseils, contenus pédagogiques, actualités, des informations sur vos programmes ou ateliers, un consentement « simple » est suffisant. La personne indique simplement accepter de recevoir vos communications et votre politique de confidentialité.
Si vous souhaitez aussi envoyer des offres commerciales, vous devez le préciser expressément.
Durée de conservation des emails : que dit le RGPD ?
Vous ne pouvez pas conserver une adresse email indéfiniment. Vous devez supprimer (ou anonymiser) les données en cas d’inactivité prolongée. Une durée de trois ans après la dernière interaction est généralement admise.
Vous pouvez conserver les archives d’envois, mais pas les données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire à votre communication.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter absolument sous peine de sanction :
- Collecter des emails sans mentionner l’inscription à la newsletter.
- Envoyer des emails commerciaux sans consentement.
- Omettre le lien de désabonnement.
- Avoir une politique de confidentialité incomplète ou introuvable.
- Conserver les emails trop longtemps sans justification.
Ces erreurs nuisent à la confiance que l’on vous porte, à votre réputation et peuvent être sanctionnées.
Peut-on ajouter un client à la newsletter après un achat ?
Non, pas sans consentement explicite.
Puis-je envoyer des offres dans ma newsletter gratuite ?
Oui, si le consentement couvre cette finalité.
Dois-je utiliser une plateforme spécialisée ?
Non, mais elle doit respecter le RGPD.
Puis-je segmenter mes abonnés ?
Oui, si vous l’annoncez dans votre politique de confidentialité.
Faut-il renouveler le consentement ?
Non, sauf en cas de changement majeur de finalité.
Conclusion : respecter le RGPD, c’est renforcer la confiance
Respecter le RGPD pour vos newsletters n’est pas une contrainte administrative. C’est un levier de crédibilité et de professionnalisation. Une collecte d’emails transparente, une politique de confidentialité claire et une gestion responsable des leads renforcent votre relation avec votre audience. Chez Houjo, nous vous aidons à structurer votre conformité RGPD, de votre politique de confidentialité à la gestion de vos emails.
