L’erreur à ne pas commettre avant une prise de rendez-vous !

Lorsque vos futurs clients de réservent un appel découverte ou prennent rendez-vous, il est fondamental de faire bonne impression.
Rappelez-vous que vos futurs clients passent du temps à vous découvrir, à parcourir votre site ou vos réseaux sociaux, à vous comparer à vos concurrents aussi. Lorsqu’ils se décident à vous contacter, ils placent déjà en vous une partie de leur confiance.

Pour honorer cette confiance, offrez-leur, avant même de vous rencontrer, un accueil rassurant et professionnel.

La première étape dans la construction de cette relation de confiance est de protéger les coordonnées de ces futurs clients !
Qu’il s’agisse d’un simple mail ou d’un numéro de téléphone, ces coordonnées sont des données personnelles qui relèvent des règles du RGPD.

Voici quelques conseils simples pour les protéger.

Assurez-vous que la solution que vous utilisez respecte bien le RGPD

Qu’il s’agisse de Calendly, de Google Agenda, de Médoucine ou d’une autre solution, vérifiez que la solution de prise de rendez-vous utilisée dispose bien d’une politique de confidentialité présente sur la page de réservation.

La politique de confidentialité est le document juridique par lequel le professionnel explique la manière dont il respecte les règles du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données). Si vous utilisez votre propre solution de prise de rendez-vous, c’est votre politique de confidentialité qui doit y être publiée. Celle-ci doit être à jour et adaptée à votre activité.

Stockez ces coordonnées de manière sécurisée

Une fois que ces coordonnées vous ont été transmises, vous en êtes légalement responsable. Vous devez les protéger de tout risque de fuite. Rien de pire qu’un client qui vous laisse son numéro de téléphone pour recevoir ensuite des SMS d’escrocs… C’est mauvais pour votre réputation. Pour éviter cela, mettez en place une hygiène informatique minimum : anti-virus et mots de passe robustes.

Si, dans votre activité, tout se passe en format papier, sachez que les mêmes obligations s’appliquent à vous ! Par exemple, quelqu’un vous appelle pour prendre rendez-vous dans votre cabinet. Vous notez les coordonnées sur un carnet. Ce carnet doit être rangé dans un endroit sûr. En effet, le papier ne vous dispense pas de l’obligation de disposer et d’appliquer votre politique de confidentialité. N’oubliez pas que les données personnelles que vos clients et prospects vous confient restent leur propriété. Ils vous font confiance pour les protéger !

Ne les utilisez pas pour envoyer des communications auxquelles ils n’ont pas consenti

La règle de base de la protection des données est le consentement ! Il en va du respect de la vie privée de chacun. Si votre client vous a laissé ses coordonnées pour réserver un rendez-vous ou un appel avec vous, cela ne vous autorise pas à lui envoyer, par la suite, toutes sortes de communications. Vous pouvez bien entendu échanger avec lui sur les modalités et les suites du rendez-vous, mais vous ne pouvez pas l’ajouter à votre base de prospects qui reçoivent votre newsletter ou vos communications commerciales.

Ne négligez pas cet aspect de votre pratique. Votre professionnalisme est votre meilleur atout commercial !

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