Les retards de paiement et impayés font malheureusement partie du quotidien de nombreux coachs, thérapeutes et praticiens du bien-être.
Or, quand ces incidents se multiplient, ils fragilisent votre trésorerie et peuvent mettre votre activité en danger. La bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé de subir. Vous pouvez et devez agir, avec méthode et un cadre juridique clair.
Objectif de ce guide
Vous donner une procédure pas-à-pas pour traiter un impayé, des modèles de relances, les points-clés à prévoir dans vos CGV/contrats, et un plan de prévention pour réduire drastiquement le risque d’impayés.
Procédure express en cas d’impayé
Étape 1 — Vérifier le dossier
Contrôlez la base : facture émise et envoyée (mentions obligatoires, échéance, pénalités prévues), CGV/contrat acceptés, preuve de la prestation (compte rendu, mail, devis signé), coordonnées de facturation exactes.
Étape 2 — Relance bienveillante (J+1 à J+5)
Objectif : partir du principe d’un oubli et préserver la relation. Vous pouvez vous contenter d’une seule relance bienveillante, ou de deux. Ensuite, passez à une relance plus ferme.
Exemple :
Objet : Relance facture n°XXX — échéance au JJ/MM
Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture n°XXX (montant, échéance) apparaît comme non réglée. Pouvez-vous vérifier et nous indiquer la date prévue de paiement ? Merci d’avance.
Signature
Étape 3 — Relance ferme (J+7 à J+10)
Objectif : fixer un engagement daté et rappeler le cadre.
Exemple :
Objet : Deuxième relance — facture n°XXX
Bonjour, sans retour de votre part, nous vous remercions d’effectuer le règlement sous 5 jours (au plus tard le JJ/MM). À défaut, les pénalités prévues à nos CGV s’appliqueront automatiquement.
Signature
Étape 4 — Mise en demeure (J+15, LRAR)
Objectif : constituer la preuve et déclencher les intérêts/indemnités.
Mise en demeure de payer
Nous vous mettons en demeure de régler la facture n°XXX d’un montant de … € dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la présente. Passé ce délai, nous engagerons les démarches de recouvrement prévues par la loi, frais à votre charge.
Signature + pièces jointes (facture, CGV, preuve de prestation)
Étape 4 — Recouvrement
Le recouvrement peut se faire à l’amiable si vous arrivez à trouver un accord avec votre client. Vous pouvez ainsi convenir d’un échéancier, ce qui facilite généralement le paiement.
Voici des messages types à copier-coller :
Proposition d’échéancier
Pour solder la facture n°XXX, nous vous proposons un plan en 3 versements de … € aux dates JJ/MM, JJ/MM et JJ/MM. Merci de confirmer par retour.
Signature
Confirmation d’accord
Nous confirmons l’échéancier suivant pour la facture n°XXX : … €. À défaut de paiement à l’une des dates, l’intégralité des sommes deviendra immédiatement exigible.
Signature
Si aucune discussion n’a abouti, vous avez la possibilité d’entamer une action en justice via une procédure en injonction de payer.
Tableau d’action par scénario
| Scénario | Quand agir | Action | Preuves à conserver |
|---|---|---|---|
| Retard < 7 jours | J+1 à J+5 | Relance bienveillante | Copie mail, facture |
| Retard 7–15 jours | J+7 à J+10 | Relance ferme + délai | Relance, AR de lecture |
| Retard > 15 jours | J+15 | Mise en demeure LRAR | Accusé réception, pièces |
| Refus persistant | J+23+ | Recouvrement/injonction | Dossier complet, CGV |
Prévenir les retards de paiement et impayés
Vos 3 fondamentaux à suivre pour éviter ces situations désagréables :
- CGV/contrat béton : délais de paiement, acomptes, pénalités de retard, clause d’annulation/no-show, procédure de relance, médiation de la consommation. Tout doit être clairement indiqué dans vos documents de vente.
- Facturation carrée : il faut une facture émise dès la prestation/échéance contenant toutes les mentions obligatoires.
- Suivi rigoureux : utilisez un tableau ou outil qui liste les échéances, avec idéalement des alertes automatiques. L’objectif : savoir en temps réel qui vous doit quoi, et depuis quand.
Bons réflexes complémentaires
Nous vous recommandons ces trois bonnes pratiques :
- Versement d’un acompte à la commande pour les forfaits ou accompagnements longs.
- Paiement en ligne sécurisé (lien de paiement, virement instantané).
- Confirmation écrite de toute modification d’échéance. Rappel automatique 3 jours avant l’échéance.
Points-clés à prévoir dans vos CGV/contrats
- Délais et modalités de paiement (ex. « paiement comptant à réception » ou « 30 jours fin de mois »).
- Acomptes/étalements (pour sécuriser la trésorerie des accompagnements longs).
- Pénalités de retard + indemnité forfaitaire (rappeler qu’elles s’appliquent de plein droit).
- Clause d’annulation/no-show.
- Médiation de la consommation (coordonnées du médiateur compétent).
- Preuve et archivage (compte rendus, devis, confirmations, traçabilité).
- RGPD (gestion et sécurité des données de facturation).
Micro-entreprise vs société : impact des impayés
En micro-entreprise comme société (SASU/EURL/SARL), l’impayé pèse sur la trésorerie et le résultat ! Il est donc indispensable d’anticiper via des acomptes, échéanciers et relances automatisées. Dans tous les cas, la réactivité (J+1) fait la différence.
Questions fréquentes (FAQ)
Combien de relances avant une mise en demeure ?
Deux relances écrites suffisent en général (bienveillante puis plus ferme). Au-delà de J+15, passez à la mise en demeure LRAR.
Puis-je facturer des pénalités de retard ?
Oui si vos CGV/contrat les prévoient et si elles figurent sur la facture.
Faut-il accepter un échéancier ?
Oui, si le client est de bonne foi. Formalisez par écrit avec dates et montants.
Et si le client conteste la prestation ?
Rassemblez vos preuves (devis/contrat, échanges). Proposez un rendez-vous de clarification. En cas d’échec, mise en demeure puis procédure.
La médiation de la consommation est-elle obligatoire ?
Oui pour les pros BtoC : mentionnez votre médiateur dans vos documents de vente.
Comment réduire durablement les impayés ?
Acomptes, CGV claires, facturation immédiate, relances automatisées, suivi hebdo des encours.
Modèles prêts à l’emploi : ce que vous gagnez
Avec des documents solides, vous évitez les malentendus, encadrez les annulations et accélérez les règlements, sans vous épuiser à relancer au cas par cas.
Les Packs juridiques Houjo incluent des CGV, contrats et modèles de relance/mises en demeure adaptés aux coachs et thérapeutes, prêts à l’emploi.
