Nos 2 conseils pour assurer la confidentialité dans votre activité [protégez la confiance que l’on vous porte !]

Vous êtes un professionnel de l’accompagnement et vos clients attendent de vous de la bienveillance, une absence de jugement et, aspect sans doute le plus important : de la confidentialité !

Contrairement à certaines professions comme les médecins ou les avocats, les coachs, thérapeutes ou praticiens du bien-être ne sont pas tenus, par la loi, au secret professionnel. Cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas s’en préoccuper, bien au contraire !

Si votre client a le moindre doute sur votre capacité à instaurer puis maintenir la confidentialité, votre relation sera faussée et la relation commerciale ne pourra pas s’inscrire dans le temps. Pour vos prospects aussi, cette confidentialité est importante. S’ils perçoivent un manque de professionnalisme de ce côté, ils ne feront sans doute pas appel à vous.

Pour rassurer vos clients et prospects, pour protéger le secret de vos échanges, utilisez les bons outils juridiques !

La confidentialité des données de vos clients et prospects

En tant que professionnel, vous devez disposer et appliquer une politique de confidentialité.

La politique de confidentialité est liée à la protection de la confidentialité des données personnelles que partagent avec vous vos clients ou prospects (règles du RGPD : « Règlement Général de la Protection des Données »). Elle représente un aspect de conformité juridique très important de votre activité. Il s’agit d’une obligation sanctionnée par la loi (amende pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires, condamnations pénales, dommages et intérêts).

Les données personnelles sont toute information qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement (un nom, un prénom, un numéro de téléphone, une adresse email…).

Se conformer aux règles du RGPD, c’est prouver à vos clients votre professionnalisme et protéger la confiance qu’ils vous portent.

Attention, la politique de confidentialité s’applique quelle que soit la manière dont vous collectez vos données : via votre site internet (per exemple lorsqu’une personne s’abonne à votre newsletter), mais aussi lors de rencontres physiques, quel que soit le contexte. Il est de votre responsabilité de protéger ces données.

Voici les règles à suivre :

• Ne récoltez que les données nécessaires à votre activité.
• Demandez toujours le consentement des personnes dont vous collectez les données.
• Ne partagez ou ne vendez jamais ces données.
• Ne les gardez pas indéfiniment (3 ans maximum).
• Mettez en place des systèmes de sécurité efficaces pour qu’elles ne soient pas piratées (mots de passe solide, sauvegardes sur un disque dur ou un « cloud » par exemple).

La confidentialité dans la vente de vos accompagnements

Dès lors que vous vous engagez dans un accompagnement, le respect de la confidentialité devient encore plus important :

• Utilisez un contrat ou des CGV SOLIDES, comprenant une clause de confidentialité adaptée à votre activité.
• Ne parlez jamais de vos clients autour de vous, sans vous assurer qu’ils ne peuvent, en aucun cas, être identifiés ou identifiables.
• Vérifiez que les lieux de stockage des informations relatives à vos clients sont bien sécurisés (RGPD). Par exemple, si vous prenez des notes dans un calepin sur vos clients dans le cadre de l’accompagnement que vous leur proposez, mettez ce calepin sous clef ! Personne d’autre que vous ne doit y avoir accès.

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