RGPD coach et thérapeute : quelles sont vos obligations en 2026 ?

Les coachs, thérapeutes, consultants et praticiens du bien-être sont tous concernés par le RGPD dès lors qu’ils collectent des données personnelles sur leurs clients.

Le RGPD impose notamment d’informer les clients sur l’utilisation de leurs données, de les protéger, de limiter leur durée de conservation et de respecter leurs droits.

Les professionnels qui recueillent des données de santé, comme de nombreux thérapeutes, sont soumis à des règles renforcées.

Chez Houjo, nous accompagnons les professionnels de l’accompagnement dans leur conformité RGPD. Dans cet article, nous expliquons les obligations qui concernent réellement les coachs et thérapeutes, les erreurs les plus fréquentes et les solutions pour se mettre en conformité simplement.

Le RGPD concerne-t-il les coachs et les thérapeutes ?

Le RGPD s’applique à toute personne qui collecte ou traite des données personnelles dans le cadre de son activité professionnelle.

Quel que soit votre métier et votre statut juridique, vous êtes concerné !

La taille de votre activité n’a aucune incidence.

Un professionnel en micro-entreprise qui accompagne dix clients est soumis aux mêmes principes qu’une entreprise de plusieurs centaines de salariés.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne.

Dans les métiers de l’accompagnement, cela comprend notamment :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• l’adresse postale ;
• les factures ;
• les rendez-vous ;
• les questionnaires préalables ;
• les échanges par e-mail ;
• les comptes rendus de séance ;
• les notes personnelles concernant vos accompagnements.

Autrement dit, le RGPD ne concerne pas uniquement votre fichier clients ou votre site internet. Il s’applique à l’ensemble des informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement vos clients et prospects.

Les thérapeutes manipulent-ils des données sensibles ?

Très souvent, oui.

Certaines données bénéficient d’une protection renforcée. C’est notamment le cas des données relatives à la santé.

Par exemple, si vous demandez à un client :

• ses antécédents médicaux ;
• ses traitements ;
• ses douleurs ;
• son état de santé ;
• ou tout autre élément permettant d’apprécier sa situation médicale,

vous traitez potentiellement des données sensibles au sens du RGPD.

Ces informations nécessitent des précautions particulières.

Chez Houjo, c’est l’une des questions qui revient le plus souvent chez les naturopathes, sophrologues, praticiens en médecine traditionnelle chinoise ou encore réflexologues.

Les 7 obligations RGPD que les coachs oublient le plus souvent

1. Informer clairement vos clients

Vos clients doivent savoir :

• quelles données vous collectez ;
• pourquoi ;
• pendant combien de temps ;
• avec qui elles peuvent être partagées ;
• quels sont leurs droits.

Cette information doit absolument figurer dans votre politique de confidentialité.

2. Ne collecter que les données réellement utiles

Le RGPD repose sur un principe simple : ne demander que les informations dont vous avez réellement besoin.

Si une donnée n’est pas utile à votre accompagnement, ne la collectez pas. Votre client ou prospect doit toujours consentir à la collecte de ses données personnelles.

3. Sécuriser vos données

Un ordinateur sans mot de passe.

Des dossiers clients stockés sur une clé USB.

Des questionnaires envoyés via une messagerie non sécurisée.

Ces situations sont beaucoup plus fréquentes qu’on ne le pense.

Vos données doivent être protégées par des mesures techniques et organisationnelles adaptées.

4. Définir une durée de conservation

Vous ne pouvez pas conserver les données de vos clients indéfiniment.

Une fois qu’elles ne sont plus nécessaires, elles doivent être supprimées ou archivées conformément aux règles applicables.

Faire un tri régulier est une excellente habitude.

5. Respecter les droits de vos clients

Vos clients peuvent notamment demander :

• l’accès à leurs données ;
• leur rectification ;
• leur suppression dans certains cas ;
• ou leur portabilité lorsque les conditions sont réunies.

Vous devez être en mesure de répondre à ces demandes.

6. Tenir un registre des traitements

Contrairement aux idées reçues, un registre est fortement recommandé, même pour les petites structures.

Il permet de recenser les traitements de données réalisés dans votre activité.

Chez Houjo, un modèle de registre est inclus dans chacun de nos Packs et Kits juridiques.

7. Prévoir une procédure en cas de violation de données

Perte d’un ordinateur.

Messagerie piratée.

Erreur d’envoi d’un document.

Ces incidents peuvent arriver.

Vous devez savoir comment réagir et, dans certains cas, notifier la CNIL.

Les notes de séance sont-elles concernées par le RGPD ?

Oui.

Beaucoup de professionnels pensent que leurs notes personnelles échappent au RGPD.

En réalité, si ces notes permettent d’identifier un client, elles constituent des données personnelles.

Elles doivent donc être protégées au même titre que le reste de votre dossier client.

Votre site internet est-il conforme ?

Le RGPD ne concerne pas uniquement vos accompagnements.

Votre site internet doit également respecter plusieurs obligations relatives au RGPD :

• une politique de confidentialité à jour et adaptée à votre pratique ;
• des mentions légales ;
• des CGU (Conditions Générales d’Utilisation) ;
• une information claire sur vos formulaires de contact.

Les erreurs que nous observons le plus souvent

Chez Houjo, nous accompagnons quotidiennement des coachs et des thérapeutes.

Les mêmes erreurs reviennent régulièrement.

« Mon logiciel est conforme, donc je le suis aussi. »

Non. Même si votre logiciel de prise de rendez-vous par exemple, respecte le RGPD, vous restez seul responsable de la manière dont vous utilisez et stockez les données.

« Je n’ai que quelques clients. »

Le RGPD ne prévoit aucun seuil minimal. Vous êtes concerné dès votre premier client.

« J’ai demandé un accord oral. »

Ce n’est pas toujours suffisant. Selon les situations, vous devez être en mesure de démontrer que certaines informations ont bien été communiquées ou que certaines autorisations ont été obtenues.

« Je suis assuré, donc je suis protégé. »

Une assurance responsabilité civile professionnelle ne vous dispense pas de respecter le RGPD. Nous rencontrons très régulièrement cette confusion chez les professionnels qui démarrent leur activité.

Pourquoi le RGPD est aussi un atout commercial

Le RGPD est souvent perçu comme une contrainte.

En réalité, il constitue aussi un véritable marqueur de professionnalisme.

Dans les métiers de l’accompagnement, vos clients vous confient parfois des informations très personnelles.

Ils attendent de vous un cadre clair et sécurisant.

Vos documents juridiques participent directement à la relation de confiance.

Comment se mettre en conformité simplement ?

La conformité RGPD ne se résume pas à télécharger un modèle de politique de confidentialité.

Elle suppose un ensemble cohérent de documents et de bonnes pratiques.

Vous devez notamment disposer :

• d’une politique de confidentialité ;
• d’un registre des traitements des données personnelles ;
• de mentions légales et CGU conformes pour votre site internet ;
• de contrats ou de CGV incluant la protection des données personnelles ;
• d’une médiation de la consommation.

Chez Houjo, nous avons conçu nos Packs juridiques spécialement pour les coachs, consultants, thérapeutes et praticiens du bien-être. Ils comprennent notamment les modèles RGPD indispensables, des guides pratiques ainsi que des assistants IA d’orientation pour retrouver rapidement la bonne ressource selon votre situation.

FAQ

Le RGPD est-il obligatoire pour un coach ?

Oui. Tout coach qui collecte des données personnelles est soumis au RGPD.

Le RGPD est-il obligatoire pour un thérapeute ?

Oui. Les thérapeutes sont particulièrement concernés lorsqu’ils collectent des données relatives à la santé de leurs clients.

Les notes de séance sont-elles soumises au RGPD ?

Oui, dès lors qu’elles permettent d’identifier une personne.

Une politique de confidentialité est-elle obligatoire ?

Oui, dès lors que vous collectez des données personnelles, notamment via votre site internet.

Dois-je tenir un registre des traitements ?

Oui, il constitue un outil essentiel pour démontrer votre conformité.

Que risque un coach qui ne respecte pas le RGPD ?

Au-delà des sanctions prévues par le RGPD, une mauvaise gestion des données peut entraîner une perte de confiance des clients, des réclamations ou un contrôle de la CNIL.

Et maintenant ?

Vous pouvez percevoir le RGPD comme une montagne. Pourtant, avec les bons documents et les bonnes méthodes, le RGPD devient un sujet parfaitement maîtrisable.

Si vous souhaitez mettre votre activité en conformité sans passer des heures à décrypter les textes, découvrez les Packs juridiques Houjo. Vous y trouverez tous les modèles juridiques indispensables, des guides rédigés spécialement pour les professionnels de l’accompagnement, ainsi que des assistants IA pour vous orienter rapidement vers la ressource adaptée à votre situation.