La protection des données personnelles concerne tous les coachs, thérapeutes ou praticiens du bien-être ! Elle ne concerne pas que les grandes entreprises. Dès que vous collectez des informations sur vos clients (nom, prénom, email, historique de rendez-vous…), vous devez garantir leur sécurité. En particulier, vous devez être très attentif à votre sécurité informatique.
Pas besoin de vous transformer en expert de cybersécurité, il existe quelques règles simples, accessibles à tous, pour renforcer la sécurité de votre activité.
Voici 5 bonnes pratiques à mettre en place dès aujourd’hui.
Utilisez un mot de passe fort pour chaque outil
Finis les “azerty123” ou “motdepasse”. Aujourd’hui, un mot de passe efficace est long, unique et complexe. Idéalement, il doit comporter au moins 12 caractères avec des majuscules, des chiffres et des symboles.
Le plus simple ? Utiliser un gestionnaire de mots de passe sécurisé. Cela permet d’avoir un mot de passe différent pour chaque plateforme, sans avoir à tous les retenir. Vous pouvez aussi consulter les recommandation de l’ANSSI sur le sujet.
Rangez vos fichiers et séparez les données clients
Ne laissez pas traîner vos documents sur le bureau de l’ordinateur. Et surtout, évitez de stocker vos données clients dans des dossiers accessibles à tous (Google Drive sans restriction, fichiers partagés sans mot de passe…).
Créez une arborescence claire et sécurisée : un dossier dédié aux informations sensibles, avec un accès restreint et un nom explicite.
Ne jamais envoyer de données sensibles par email non sécurisé
Le mail n’est pas un canal sûr. Si vous devez transmettre des documents contenant des données confidentielles, chiffrez-les ou utilisez une plateforme de partage sécurisée avec mot de passe.
Et si ce n’est pas indispensable… abstenez-vous. Moins on envoie d’informations sensibles, mieux c’est.
Limitez les accès aux seules personnes nécessaires
Si vous collaborez avec un autre professionnel (assistante, co-coach, webmaster…), chacun ne doit avoir accès qu’aux données nécessaires à son rôle. C’est un principe fondamental du RGPD.
Cela évite les fuites accidentelles, les erreurs de manipulation et les responsabilités partagées.
Mettez à jour régulièrement vos logiciels
Personne n’aime ça. Et pourtant, faire ses mises à jour est une habitude essentielle.
Pourquoi ?
Parce qu’un logiciel non à jour peut comporter des failles de sécurité connues des pirates. Navigateur, système d’exploitation, outils de gestion client : activez les mises à jour automatiques si possible.
Bonus : formalisez tout ça dans un mini-protocole de sécurité
Prenez 30 minutes pour rédiger votre protocole de sécurité informatique. Ce document n’a pas besoin d’être long ou compliqué. Il prouve que vous avez réfléchi à la protection des données, ce qui est un critère de conformité RGPD.
Il peut inclure :
- Vos règles de mot de passe
- La gestion des accès
- Vos outils de stockage sécurisés
- Votre politique en cas de perte ou de fuite de données
Et surtout, ce protocole rassure vos clients. Il montre que vous prenez la confidentialité au sérieux.
Conclusion
Sécuriser juridiquement votre activité ne s’arrête pas à vos contrats et CGV. Cela passe aussi par la gestion concrète de vos outils numériques.
Avec Houjo, vous disposez déjà de tous les éléments juridiques pour être conforme. Mais pour aller plus loin, adoptez dès maintenant ces 5 réflexes simples pour protéger vos données… et celles de vos clients.
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