Google Meet, Zoom AI Companion… Les outils capables d’enregistrer et de transcrire automatiquement une séance grâce à l’IA se multiplient.
Pour un coach, un thérapeute ou un praticien du bien-être, la tentation est évidente : plus besoin de prendre des notes, un résumé automatique après la séance et un suivi client beaucoup plus rapide.
Mais peut-on réellement enregistrer une séance entière et transmettre les échanges à une intelligence artificielle ?
Oui, sous certaines conditions. Mais ce n’est pas un usage anodin.
Une séance contient souvent des informations très personnelles. L’enregistrement capte la voix du client, ses propos et parfois des informations sur sa santé, sa vie familiale, professionnelle ou psychologique. Lorsque vous utilisez un outil de transcription IA, ces informations sont en plus transmises à un prestataire extérieur.
Avant d’activer le bouton « enregistrer », plusieurs vérifications sont donc indispensables.
Peut-on enregistrer une séance de coaching ou d’accompagnement ?
La première règle ne concerne même pas l’intelligence artificielle.
En France, l’article 226-1 du Code pénal sanctionne l’enregistrement, sans consentement, de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.
Or une séance de coaching ou d’accompagnement repose précisément sur des échanges qui ont vocation à rester confidentiels.
Le Code pénal prévoit que lorsque l’enregistrement est réalisé au vu et au su de la personne, sans qu’elle s’y oppose alors qu’elle pouvait le faire, son consentement peut être présumé.
Chez Houjo, nous vous recommandons néanmoins d’aller plus loin : obtenez un accord clair avant tout enregistrement, et idéalement conservez-en une trace écrite.
Votre client ne devrait jamais découvrir au milieu de la séance qu’un outil enregistre ou retranscrit ses propos.
Vous pouvez également rappeler oralement, au début de la séance, qu’un outil de transcription va être utilisé.
Enregistrer une séance et la faire transcrire par une IA sont deux opérations différentes
C’est un point essentiel.
Lorsque vous activez un outil de transcription automatique, vous ne faites pas simplement un enregistrement pour votre usage personnel.
Vous permettez généralement à un prestataire extérieur de traiter :
la voix de votre client, le contenu intégral de ses propos, l’identité des participants, la date et la durée de la séance et potentiellement toutes les informations personnelles évoquées pendant l’échange.
La transcription produit ensuite un nouveau document contenant ces informations sous forme écrite.
Vous passez donc d’une conversation confidentielle entre deux personnes à un traitement numérique d’un volume important de données personnelles.
Le RGPD s’applique donc pleinement.
La voix du client est-elle une donnée personnelle ?
Oui.
Une voix peut permettre d’identifier une personne. L’enregistrement audio d’une séance constitue donc une donnée personnelle lorsqu’il se rapporte à une personne identifiée ou identifiable.
Attention toutefois à une confusion fréquente : la voix n’est pas automatiquement une donnée biométrique sensible au sens du RGPD.
Elle devient notamment une donnée biométrique lorsqu’un traitement technique spécifique est utilisé pour identifier une personne de manière unique.
Dans tous les cas, l’enregistrement et sa transcription restent des traitements de données personnelles soumis au RGPD.
Une transcription peut contenir des données très sensibles
C’est probablement le principal point de vigilance pour les professionnels de l’accompagnement.
Imaginez une séance pendant laquelle votre client évoque son burn-out, son traitement médical, une dépression, une addiction, son orientation sexuelle, ses convictions religieuses ou encore une maladie chronique.
La transcription peut alors contenir des catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD.
Les données de santé sont notamment définies très largement : elles comprennent les informations relatives à la santé physique ou mentale passée, présente ou future d’une personne.
Elles bénéficient d’une protection renforcée.
Ce risque est particulièrement important pour les thérapeutes et praticiens du bien-être, mais il existe également pour les coachs. Un coaching professionnel peut très vite conduire un client à parler de son état de santé, de son épuisement ou de sa vie personnelle.
Le consentement du client suffit-il pour utiliser un outil de transcription IA ?
Pas nécessairement.
Obtenir l’accord du client est indispensable pour enregistrer ses échanges confidentiels. Mais cela ne dispense pas de respecter les autres règles du RGPD.
Vous devez notamment savoir pourquoi vous réalisez ce traitement, informer correctement votre client, limiter les données traitées, déterminer combien de temps vous allez les conserver, assurer leur sécurité et vérifier les conditions dans lesquelles votre prestataire IA les traite.
Et lorsque des données sensibles au sens du RGPD sont concernées, une condition supplémentaire autorisant leur traitement doit également exister. Le consentement explicite de la personne peut notamment constituer l’une de ces exceptions.
Ajouter une phrase « mon client accepte l’IA » dans votre contrat ne règle pas, à elle seule, toute la question. Il faut un consentement précis et expresse du client.
Le vrai problème : vous transmettez les données à un tiers
Avec un outil de transcription IA, les informations ne restent généralement pas uniquement sur votre ordinateur.
Le fournisseur du service intervient dans le traitement.
Avant d’utiliser un outil, vous devez donc examiner ses conditions réelles d’utilisation des données.
La CNIL rappelle qu’un professionnel qui fait appel à un sous-traitant doit sélectionner un prestataire présentant des garanties suffisantes et encadrer le traitement conformément à l’article 28 du RGPD.
La question à poser n’est donc pas simplement :
« Cet outil dit-il qu’il est conforme au RGPD ? »
Mais plutôt :
« Que fait exactement cet outil avec l’enregistrement et la transcription de mon client ? »
Les 7 vérifications à faire avant d’utiliser une IA pendant une séance
Avant d’utiliser un outil de transcription automatique, vérifiez au minimum :
- que votre client est clairement informé de l’enregistrement et de l’usage de l’IA et qu’il a donné son accord ;
- que vous avez réellement besoin d’enregistrer toute la séance plutôt que de prendre quelques notes ;
- que le fournisseur explique précisément où les données sont hébergées et si elles sont transférées hors de l’Espace économique européen ;
- que les données de vos clients ne seront pas réutilisées à votre insu, notamment pour d’autres finalités ;
- que vous pouvez supprimer l’enregistrement et la transcription lorsque vous n’en avez plus besoin ;
- que les accès sont correctement sécurisés ;
- que cet usage apparaît dans votre documentation RGPD et dans vos contrats ou CGV.
La CNIL insiste notamment sur le principe de minimisation des données : vous ne devez traiter que les informations réellement nécessaires à votre objectif.
C’est une question particulièrement pertinente ici.
Avez-vous réellement besoin d’enregistrer 60 minutes de conversation mot pour mot pour disposer de cinq lignes de synthèse à la fin de la séance ?
Un outil « conforme RGPD » suffit-il ?
Non.
La mention « conforme RGPD » affichée sur le site d’un logiciel ne vous dispense pas de vérifier son fonctionnement.
Vous restez responsable de la manière dont vous utilisez les données de vos clients dans votre activité.
Par exemple, vous devez savoir si les données sont stockées dans l’Union européenne ou ailleurs, quels sous-traitants interviennent, combien de temps l’enregistrement est conservé et comment vous pouvez le supprimer.
Les transferts de données hors de l’Union européenne sont possibles, mais ils doivent respecter les garanties prévues par le RGPD. La CNIL rappelle les règles applicables aux transferts internationaux.
Peut-on enregistrer une séance puis envoyer la transcription dans ChatGPT ?
C’est une deuxième étape, juridiquement distincte.
Vous pouvez par exemple utiliser un logiciel pour transcrire la séance, puis avoir envie de copier cette transcription dans une IA générative afin de demander :
« Résume-moi cette séance et identifie les trois points à travailler la prochaine fois. »
Vous transmettez alors les données à un nouveau prestataire, pour une nouvelle utilisation.
L’accord donné par votre client pour l’enregistrement ou pour un premier outil ne signifie pas automatiquement qu’il a accepté tous les traitements ultérieurs imaginables.
Chez Houjo, nous recommandons de ne pas transmettre de données clients identifiables à une IA générative et de privilégier l’anonymisation lorsque l’utilisation de l’IA le permet.
C’est l’un des principes que nous développons dans notre guide sur l’intelligence artificielle et la confidentialité des clients.
Peut-on anonymiser une transcription ?
Oui, mais ce n’est pas aussi simple que supprimer le prénom.
Une personne peut parfois être identifiée indirectement par plusieurs informations combinées.
Par exemple :
« Directrice financière de 47 ans dans telle entreprise, vivant dans telle ville et actuellement en arrêt pour burn-out » peut permettre de reconnaître une personne même si son nom a disparu.
Une véritable anonymisation doit rendre impossible la réidentification de la personne.
Dans la pratique, il est donc souvent beaucoup plus simple de créer vous-même une courte synthèse réellement anonymisée avant de l’utiliser avec une IA plutôt que d’envoyer la transcription intégrale de la séance.
Vous réduisez ainsi considérablement la quantité et la sensibilité des informations transmises.
Combien de temps conserver l’enregistrement et la transcription ?
Pas indéfiniment.
Le RGPD impose de définir une durée de conservation adaptée à l’objectif poursuivi.
Si l’enregistrement n’est nécessaire que pour produire une transcription, pourquoi conserver encore le fichier audio une fois cette opération terminée ?
Et si la transcription sert seulement à préparer un compte rendu, la conservation de l’intégralité du verbatim pendant plusieurs années est-elle réellement nécessaire ?
À chaque étape, posez-vous une question simple :
« Ai-je encore besoin de cette donnée pour l’objectif qui avait justifié sa collecte ? »
Si la réponse est non, elle doit être supprimée ou réellement anonymisée.
Cette durée doit être cohérente avec votre politique de confidentialité et votre registre de traitements.
Faut-il modifier son contrat si l’on utilise l’IA ?
Oui.
Si l’IA intervient régulièrement dans l’accompagnement, vos clients doivent savoir comment et pourquoi elle est utilisée.
Chez Houjo, nous avons consacré un article spécifique aux clauses à prévoir lorsqu’un coach utilise l’IA.
Votre contrat ne doit toutefois pas devenir une autorisation générale du type :
« Le client accepte que toutes ses données soient utilisées avec des outils d’intelligence artificielle. »
L’information doit être suffisamment précise et correspondre aux usages réellement mis en place.
L’IA peut-elle tout de même être utile pour le suivi des séances ?
Oui.
L’objectif n’est pas d’interdire l’IA.
Bien utilisée, elle peut réellement faire gagner du temps : structurer des notes, préparer une séance suivante, reformuler un plan d’action ou améliorer la continuité d’un accompagnement.
Nous avons d’ailleurs présenté plusieurs usages dans notre article IA et coaching : 3 manières d’améliorer l’expérience client.
Mais il existe une différence majeure entre demander à une IA :
« Proposez-moi une structure de bilan de séance »
et lui transmettre l’enregistrement intégral d’une conversation confidentielle avec un client identifié.
Plus l’usage porte sur des données réelles de vos clients, plus votre vigilance doit augmenter.
La règle Houjo : utiliser l’IA sans sacrifier la confidentialité
Chez Houjo, nous encourageons une utilisation responsable et éthique de l’intelligence artificielle.
Pour un coach, un thérapeute ou un praticien, la confidentialité n’est pas une contrainte accessoire. Elle fait partie de la confiance sur laquelle repose l’accompagnement.
Notre recommandation est donc simple : utilisez l’IA chaque fois qu’elle vous fait réellement gagner du temps, mais réduisez au maximum les données clients que vous lui confiez.
Avant d’enregistrer une séance entière, demandez-vous toujours s’il existe une solution moins intrusive.
Quelques notes anonymisées peuvent parfois produire exactement le même résultat qu’une transcription de 60 minutes contenant toute la vie personnelle de votre client.
Cette prudence rejoint plus largement vos obligations de confidentialité en tant que coach ou thérapeute.
En résumé
Oui, il est possible d’utiliser une IA pour enregistrer ou transcrire une séance de coaching ou d’accompagnement.
Mais cet usage implique plusieurs niveaux de vigilance : accord du client pour l’enregistrement, respect du RGPD, attention renforcée aux données sensibles, vérification du prestataire, sécurité, durée de conservation et transparence sur l’utilisation de l’IA.
Surtout, la possibilité technique d’enregistrer une séance ne signifie pas que vous devez le faire systématiquement.
Le principe de minimisation invite au contraire à rechercher la solution qui traite le moins de données possible.
Chez Houjo, nos Packs juridiques comprennent les ressources permettant aux coachs, thérapeutes et praticiens du bien-être de sécuriser leur gestion des données et leur utilisation de l’intelligence artificielle : politique de confidentialité, registre RGPD, documents contractuels et guide dédié à l’utilisation responsable de l’IA.
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FAQ : IA et transcription des séances
Faut-il demander l’autorisation du client avant d’enregistrer une séance ?
Oui. Les échanges d’une séance ont vocation à rester privés et confidentiels. Chez Houjo, nous recommandons d’obtenir un accord clair avant l’enregistrement et d’en conserver une trace.
Peut-on utiliser un outil de transcription pendant une séance ?
Le choix de l’outil ne suffit pas à déterminer si l’usage est conforme. Il faut vérifier ses conditions de traitement des données, son contrat de sous-traitance, la localisation des données, les éventuels transferts internationaux, les durées de conservation et les possibilités de suppression.
Peut-on utiliser l’enregistrement pour générer automatiquement un compte rendu ?
Oui, sous réserve que l’enregistrement et le traitement par l’outil aient été correctement encadrés. Vérifiez également systématiquement le contenu du résumé généré par l’IA avant de l’utiliser ou de l’envoyer au client.
Peut-on copier une transcription dans ChatGPT ?
Cela implique de transmettre les données à un nouvel outil. Chez Houjo, nous recommandons de ne pas envoyer de données clients identifiables à une IA générative et de travailler, lorsque cela est possible, à partir d’informations préalablement anonymisées.
Enlever le nom du client suffit-il à anonymiser une transcription ?
Non. Une personne peut être identifiable indirectement grâce à son entreprise, son métier, son âge, sa situation familiale ou d’autres éléments contenus dans la conversation.
Faut-il conserver l’enregistrement après la transcription ?
Pas nécessairement. Si l’enregistrement n’est plus utile une fois la transcription réalisée, le principe de limitation de la conservation plaide en faveur de sa suppression.
Les thérapeutes doivent-ils prendre davantage de précautions ?
Oui, notamment lorsqu’une séance conduit à traiter des informations relatives à la santé physique ou mentale. Les données de santé appartiennent aux catégories particulières de données protégées par le RGPD et nécessitent une vigilance renforcée.
