Les beaux jours arrivent et vous êtes peut-être amené à organiser votre activité professionnelle différemment. Chez Houjo nous avons de plus en plus de clients qui décident de recevoir du public dans leurs locaux ou des locaux professionnels pour des séminaires, groupes de paroles, cours, ateliers ou retraites.
C’est une excellente idée ! Ces initiatives augmentent votre visibilité, vous permettent d’accroître votre réseau de prospects, de booster votre chiffre d’affaires et enfin répondent à un besoin actuel des clients : se retrouver ensemble, travailler en commun, se rendre compte qu’il y a des similitudes dans les défis ou difficultés rencontrés, etc.
Qui dit « accueil du public », dit aussi « risque, responsabilité et sécurité à assurer sur de nombreux plans ».
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?
Priorité n° 1 : Avoir une RC pro
Si, jusqu’à présent, vous n’exerciez qu’en ligne, vous ne vous sentiez sans doute pas particulièrement concerné par la responsabilité civile professionnelle. Or, à partir du moment où vous accueillez, dans des locaux, un ou plusieurs clients, la RC pro prend tout son sens. Par ailleurs, lorsque vous décidez de travailler avec des entreprises, la RC pro devient une obligation légale.
Chez Houjo, nous avons signé un partenariat avec un cabinet spécialisé dans les professions de l’accompagnement, le cabinet Viala, qui vous exonère des frais d’engagement lorsque vous êtes client chez nous*.
Priorité n° 2 : Informer vos clients de leurs droits et obligations
Quand vous vous lancez dans ce type d’accueil et d’accompagnement vous devez mettre en place un protocole de prise en charge des clients que vous allez recevoir. Cela comprend (liste non exhaustive) :
- un contrat d’accompagnement ou des conditions générales de vente bien lues et acceptées par vos clients,
- une automatisation des factures et un moyen de collecte des inscriptions facile pour les utilisateurs,
- une politique de confidentialité qui vous permet d’être en conformité avec le RGPD tout en répondant à votre obligation d’informer les personnes de la manière dont vous allez traiter leurs données (et notamment les questions de témoignages, d’utilisation de l’image…),
- et enfin les conditions d’accès au lieu de réception de votre public.
Priorité n° 3 : Déterminer où vous allez accueillir vos clients
Vous l’aurez compris, une fois le socle juridique mis en place pour vous assurer que vos futurs clients sont informés de vos CGV (dont notamment les conditions de réservation et annulation), il va être question de se pencher sur le lieu où la prestation va se dérouler.
Nous allons vous présenter 3 cas de figure :
- Je reçois dans mon lieu d’habitation
Votre habitation n’est pas considérée comme un établissement recevant du public (ERP). En tant que professionnel, si vous dédiez une partie de votre logement à votre pratique professionnelle vous êtes exempté de toute obligation réglementaire relative aux ERP (dont notamment la partie sur la sécurité incendie). Attention toutefois, selon les communes vous devez déclarer ce changement d’usage de votre pièce ou local.
- Je reçois dans une tente ou un cabanon dans mon jardin
A partir du moment où le local est détaché de votre lieu d’habitation alors vous serez obligé de respecter toutes les règles relatives à l’accueil du public (et donc respecter la loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées). Ce qui vous oblige les établissements à offrir l’accessibilité à tous les types de handicap.
- Je reçois dans un hôtel ou un lieu dédié (que je loue moi-même)
Dans ce cas vous devrez vous assurer des normes mises en place et avoir une confirmation qu’ils sont également aux normes de cette règlementation ERP.
Et si j’offre le gîte et le couvert ?
Dans le cas où vous recevez des personnes chez vous et qu’elles sont invitées à y séjourner plusieurs jours (comme par exemple pour les retraites), vous devez prendre en compte un indicateur : le nombre de personnes reçues et le nombre de chambres louées. Si cela dépasse 5 chambres et 15 personnes, des déclarations sont obligatoires en mairie. Enfin, si l’activité devient régulière et que votre chiffre d’affaires dépasse certains montants vous devrez également effectuer des démarches auprès du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et si votre chiffre dépasse 5348 euros vous devrez déclarer votre activité sous un statut d’entreprise (micro ou autre), en dessous, vous ne paierez pas de cotisations sociales mais vous déclarerez aux impôts ces revenus complémentaires dans votre patrimoine privé.
Pour bien comprendre et appliquer toutes ces règles, retrouvez notre guide complet sur les règles d’accueil du public dans nos kits et packs juridiques.