Toute personne dont vous collectez les données personnelles bénéficie de droits garantis par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Vos clients peuvent notamment demander à accéder à leurs données, les faire rectifier, les supprimer dans certains cas, s’opposer à certains traitements ou récupérer leurs informations.
Si vous êtes coach, thérapeute, praticien du bien-être, consultant ou formateur, vous devez être en mesure de répondre à ces demandes dans les délais prévus par la réglementation.
Chez Houjo, nous accompagnons les professionnels de l’accompagnement dans leur conformité RGPD grâce à des modèles juridiques, des guides pratiques et des ressources conçues pour sécuriser la relation client.
Le respect des droits RGPD constitue une obligation juridique, mais aussi un levier de confiance et de professionnalisation.
Pourquoi vos clients sont de plus en plus attentifs à leurs données personnelles
Pendant longtemps, les données personnelles étaient un sujet réservé aux grandes entreprises du numérique.
Ce n’est plus le cas.
Aujourd’hui, les clients connaissent de mieux en mieux leurs droits. Plusieurs associations, dont l’UFC-Que Choisir, proposent désormais des outils permettant d’exercer facilement ces droits auprès de nombreuses entreprises.
Cette évolution vous concerne directement.
Que vous soyez coach, thérapeute, sophrologue, naturopathe, consultant ou formateur, vous collectez forcément des données personnelles : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, coordonnées de facturation, informations échangées lors d’un accompagnement ou encore données recueillies via votre site internet.
Le RGPD s’applique donc pleinement à votre activité.
Pour comprendre l’ensemble de vos obligations, vous pouvez également consulter notre guide complet RGPD : êtes-vous en conformité ?
Quels sont les droits de vos clients ?
Le RGPD reconnaît plusieurs droits aux personnes dont les données sont collectées.
Le droit d’accès
Vos clients peuvent vous demander quelles données vous détenez à leur sujet et obtenir une copie de ces informations.
Le droit de rectification
Si certaines informations sont inexactes ou incomplètes, ils peuvent demander leur correction.
Le droit à l’effacement
Également appelé « droit à l’oubli », il permet, dans certains cas, d’obtenir la suppression des données personnelles.
Attention : ce droit connaît plusieurs exceptions. Vous pouvez notamment être tenu de conserver certaines informations pour respecter vos obligations comptables ou fiscales.
Le droit d’opposition
Vos clients peuvent s’opposer à certains traitements de leurs données, notamment lorsqu’ils sont utilisés à des fins de prospection commerciale.
Le droit à la limitation du traitement
Ils peuvent également demander que certaines données ne soient plus utilisées temporairement, tout en étant conservées.
Le droit à la portabilité
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vos clients peuvent récupérer leurs données dans un format exploitable afin de les transmettre à un autre prestataire.
Quelles sont vos obligations en tant que coach ou thérapeute ?
Respecter les droits de vos clients ne consiste pas uniquement à répondre à leurs demandes.
Vous devez également mettre en place plusieurs mesures prévues par le RGPD.
Informer vos clients
Vos clients doivent savoir quelles données vous collectez, pourquoi vous les utilisez, combien de temps vous les conservez et quels sont leurs droits.
C’est précisément le rôle de votre politique de confidentialité, document obligatoire, que vous ayez un site internet, ou pas.
Répondre aux demandes dans les délais
Lorsqu’un client exerce l’un de ses droits, vous disposez en principe d’un délai d’un mois pour lui répondre.
Il est donc indispensable de savoir retrouver rapidement les données concernées.
Ne pas conserver les données indéfiniment
Le RGPD impose de conserver les données uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie.
Conserver systématiquement toutes les informations de vos anciens clients pendant plusieurs années n’est donc pas une bonne pratique.
Protéger les données
Vous devez mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées à votre activité.
Cela peut notamment passer par :
- Des mots de passe robustes.
- L’authentification à deux facteurs.
- Des sauvegardes régulières.
- Des outils de stockage sécurisés.
- Des mises à jour régulières de vos logiciels.
Notre article consacré aux cyberattaques chez les coachs et thérapeutes vous explique comment renforcer concrètement la sécurité de votre activité.
Comment être prêt si un client exerce ses droits ?
Posez-vous ces quelques questions :
- Savez-vous où sont stockées les données de vos clients ?
- Pouvez-vous retrouver rapidement les informations concernant une personne ?
- Savez-vous combien de temps vous les conservez ?
- Disposez-vous d’une politique de confidentialité à jour ?
- Êtes-vous capable de répondre à une demande d’accès ou de suppression dans un délai d’un mois ?
Si vous hésitez à répondre oui à l’une de ces questions, il est probablement temps de faire le point sur votre conformité.
Notre audit juridique pour coachs et thérapeutes peut vous aider à identifier rapidement les points à améliorer.
Chez Houjo, ce que nous constatons
Chez Houjo, nous rencontrons souvent des professionnels persuadés d’être conformes au RGPD parce qu’ils ont installé une bannière de cookies sur leur site internet.
En réalité, cette bannière ne représente qu’une toute petite partie de vos obligations.
La conformité repose avant tout sur votre capacité à informer vos clients, sécuriser leurs données, respecter leurs droits et mettre en place des documents adaptés à votre activité.
C’est pourquoi nos packs juridiques comprennent notamment une politique de confidentialité personnalisable, un registre des traitements, une autorisation de publication de témoignages ainsi que des guides pratiques pour vous accompagner dans votre conformité RGPD.
FAQ
Un coach ou un thérapeute est-il concerné par le RGPD ?
Oui. Dès lors que vous collectez des données personnelles concernant vos clients ou prospects, le RGPD s’applique à votre activité.
Combien de temps ai-je pour répondre à une demande de mon client ?
Vous disposez en principe d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Une politique de confidentialité est-elle obligatoire ?
Oui, dès lors que vous collectez des données personnelles dans le cadre de votre activité.
Que risque un professionnel qui ne respecte pas le RGPD ?
Outre les sanctions prévues par la réglementation, une mauvaise gestion des données personnelles peut détériorer la relation de confiance avec vos clients et nuire à votre image professionnelle.
Droits RGPD des clients : les points essentiels
- Les clients disposent de plusieurs droits sur leurs données personnelles : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement et portabilité.
- Les coachs, thérapeutes, praticiens du bien-être, consultants et formateurs doivent être en mesure de répondre à ces demandes.
- Le délai de réponse est généralement d’un mois.
- Une politique de confidentialité est obligatoire lorsque vous collectez des données personnelles.
- Les professionnels doivent également assurer la sécurité des données et respecter des durées de conservation adaptées.
- Une bonne conformité RGPD renforce la confiance des clients et contribue au professionnalisme de votre activité.
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